Pour atteindre ses objectifs métier, la gestion des processus est indispensable puisqu’elle permet de modéliser, analyser et enfin optimiser. C’est une méthode qu’on peut utiliser pour les tâches, de manière répétitives ou prévisibles.
Les processus métier sont l’ensemble des activités manuelles ou automatiques, qui permettent à une organisation d’atteindre un objectif spécifique. La gestion des processus métier (BPM) est un moyen d’identifier les opportunités d’amélioration de l’efficacité et de réduction des coûts tout en réduisant les risques d’erreurs et en soutenant les efforts de transformation numérique.
La gestion des processus métier est une stratégie visant à optimiser les processus métier d’une organisation. Outre l’élimination des pratiques ad hoc de gestion des flux de travail, la BPM peut aider les organisations à fournir de meilleurs produits et services aux clients.
Quels sont les 3 types de processus métier ?
L’optimisation des processus métiers d’une entreprise peut concerner différents aspects d’une entreprise. Il est important de comprendre les 3 types principaux, afin de pouvoir optimiser des processus de manière efficace.
Centré sur l’humain
La gestion des processus métier centrée sur l’humain est un type de BPM dans lequel les personnes jouent un rôle essentiel. Les actions humaines ne peuvent pas être entièrement automatisées. L’optimisation de ce processus vous permettra de mettre en avant le potentiel humain, pour faciliter la mise en œuvre de nouveau processus.
Cette approche, centrée sur l’humain, permet également de réduire les erreurs humaines et de favoriser la bonne cohésion de vos équipes.
Par un exemple : vous pouvez améliorer vos processus actuels de recrutement.
Centré sur les documents
L’optimisation des processus métier centré sur les documents qui consiste à améliorer les processus manuels (ou automatiques), qui permettent de rédiger tous types de document : article de blog, juridique ou autre…
Centré sur l’intégration
Certains travailleurs utilisent en moyenne dix outils par jour. En intégrant vos outils, vous pouvez créer une source unique de stockage pour toutes vos informations. Les processus métiers centrés sur l’intégration permettent de trouver facilement les informations dont vous avez besoin et garantissent que rien ne vous échappe.
Pourquoi optimiser les processus métiers de son entreprise ?
L’optimisation de vos processus métier vous permet d’identifier et d’analyser l’efficacité des différents processus que vous avez mis en œuvre dans votre entreprise. L’amélioration des processus métiers demande un effort continu sur le long terme. L’automatisation de ses processus métier, va quant à elle vous permettre de gagner du temps !
Les membres de votre équipe peuvent apporter des améliorations significatives aux processus, accroître l’efficacité et l’efficience, et atteindre leurs objectifs plus rapidement que s’ils devaient le faire seuls.
Voici une liste des avantages que donne une amélioration des processus métier :
- automatiser les processus
- gagner du temps
- réduire les erreurs humaines
- éliminer les points bloquants
- améliorer l’efficience et créer des processus efficaces
- simplifier les processus
- améliorer la relation client
- et plus encore…
Que vous ayez une petite comme une grande entreprise, la mise en œuvre d’une optimisation des processus métier est réalisable. IBITEK peut vous proposer des solutions pour rendre vos processus efficaces de bout en bout.
Comment les processus métiers (BPM) sont-ils optimisés ?
1 – Analyse
Avant de pouvoir améliorer un processus, vous devez d’abord le comprendre. La première étape de la gestion des processus métier (BPM) est l’analyse, également appelée étape de conception. Durant cette étape, vous examinez vos processus actuels et les cartographiez du début à la fin. À ce stade, vous ne les modifiez pas ; vous vous contentez de comprendre ce qu’ils sont.
2 – Modélisation
Analysez le processus actuel et élaborez une mise en œuvre idéale. Utilisez ce modèle de processus pour voir comment votre nouvelle approche fonctionnerait selon divers scénarios et variables potentiels.
3 – Exécution
Dans la phase de mise en œuvre, vous mettez votre modèle en action. Au fur et à mesure, définissez des indicateurs de réussite ou d’échec pour évaluer si ce processus est réellement meilleur que le précédent. Si un changement est important et peu familier, utilisez un processus de gestion du changement pour le déployer. Nous pouvons vous aider à mettre en œuvre un processus efficace.
4 – Surveillance
Une fois que vous avez mis en place un nouveau processus, surveillez sa mise en œuvre pour voir s’il fonctionne bien. Ces changements, ont-ils réellement amélioré les points de blocage et les étapes inefficaces ? Si ce n’est pas le cas, arrêtez le déploiement ou envisagez une autre solution. En surveillant ces processus, vous pouvez identifier de manière proactive tout problème et y remédier si nécessaire.
5 – Optimisation
Il est important de surveiller et d’optimiser en permanence les processus métiers, une fois qu’ils ont été modifiés pour répondre aux besoins de votre environnement. L’amélioration des processus peut prendre du temps, c’est pourquoi l’automatisation des processus métier doit être une initiative permanente sur votre lieu de travail. Recherchez régulièrement de nouveaux moyens d’améliorer votre environnement en automatisant les tâches qui ont été rationalisées avec succès, peu importe l’échelle de votre organisation.
Automatiser vos processus métiers pour améliorer votre efficacité
Les logiciels de gestion des processus d’entreprise et les technologies d’automatisation peuvent faciliter la mise en œuvre des améliorations de processus identifiées en temps réel, mais la gestion des processus d’entreprise elle-même n’est pas une technologie. La gestion des processus d’entreprise est la première étape vers une automatisation généralisée des processus d’entreprise.
Les logiciels d’automatisation pour les entreprises rendent les processus plus efficaces et moins coûteux en utilisant des programmes informatiques pour effectuer des tâches qui, autrement, seraient réalisées manuellement. Alors que la gestion des processus d’entreprise vous permet de mieux comprendre l’ensemble de vos processus d’entreprise, l’automatisation des processus métier, vous aide à vérifier et à optimiser constamment ces processus par rapport aux objectifs stratégiques.
Pour cela, des outils de CRM, d’intelligence artificielle peuvent être utilisés pour automatiser les processus manuels.
